Cómo gestionar tus productos, servicios y stock en Facturas Cloud

              

¿Por qué merece la pena tener cargados mis productos y servicios en Facturas Cloud?

Si ya utilizas Facturas Cloud y te estás preguntando si merece la pena tener cargados tus productos y servicios en el sistema, a continuación, puedes ver una serie de ventajas de realizarlo:

• Mayor agilidad a la hora de dar de alta y modificar tus documentos. Tener almacenados tus productos y servicios en Facturas Cloud, te permitirá incluirlos de forma rápida y sencilla sin necesidad de escribir cada vez su descripción, código, precio o impuesto aplicado. Puedes llegar a ahorrar casi un 80% de tu tiempo en este proceso.
• Te permitirá realizar un control de stock. Si necesitas tener controlado el stock de tus productos y servicios, necesitarás tenerlos almacenados para poder llevarlo a cabo.
• Tendrás la tranquilidad de tener una copia de seguridad diaria. Gracias a los procesos automáticos que ejecutamos diariamente, tendrás la seguridad de que tus productos y servicios no se pierden.

¿Cómo puedo dar de alta los productos y servicios?

Para poder dar de alta tus productos y servicios en el sistema, lo primero que tienes que hacer es activar el "Módulo de Productos y Servicios". Para ello, debes acceder a la opción de menú "Configuración > Empresas" y seleccionar la empresa en la que quieres activarlo. En el formulario de edición debes dirigirte a la pestaña "Módulos", marcar la opción "Sí" de dicho módulo y guardar el formulario.

Una vez que tengas activado el módulo, verás que se habilita una nueva opción de menú en "Ventas > Productos y Servicios". Al pulsarla, accederás al listado de estos.

Para dar de alta un nuevo producto o servicio, tienes que pulsar el botón "Nuevo" que aparece en la parte inferior del listado. De esta forma, accederás a un formulario donde tienes que rellenar la siguiente información:

• Tipo: Este campo establece si el producto o servicio es de tipo Venta, Compra o Compra y Venta. En caso de que sea de tipo Venta o Compra y Venta, el producto estará disponible para ser incorporado en todos los documentos de venta, es decir, facturas, presupuestos, facturas proforma, albaranes y recibos. Si el producto se define como de tipo Compra o Compra y Venta, estará disponible para ser incorporado en tus gastos.
  
  ¿Cuándo marco mi producto como de tipo Compra y Venta? Un ejemplo muy claro es si tienes una empresa de distribución de mercancías donde por un lado compras a proveedores un determinado producto y vendes ese mismo producto a un consumidor final. En ese caso es muy útil marcarlo como de Compra y Venta.
• Descripción: Esta es la descripción extendida del producto o servicio que aparecerá en las líneas de detalle de tus documentos.
• Código: Además de la descripción, muchos de estos productos o servicios tienen un código que te sirve para identificarlos. No es un campo obligatorio.
• Precios: En este bloque puedes introducir los precios de compra y venta según corresponda y el impuesto que por defecto le aplica. Para facilitarte la labor, puedes introducir estos precios como mejor te venga, bien a través del precio bruto (sin impuestos incluidos) o bien a través del precio neto (con impuestos incluidos). Esto significa que si por ejemplo rellenas el precio bruto, automáticamente el sistema rellenará el precio neto aplicando el impuesto seleccionado. Si por el contrario rellenas el precio neto, el sistema calculará automáticamente el precio neto.
• Control de Stock: Este campo solo estará disponible si tienes activado el módulo de Control de Stock. Con este campo puedes establecer sobre qué productos quieres hacer esa gestión de stock.
• Nº unidades disponibles: En caso de marcar la opción "Sí" de Control de Stock, podrás establecer la cantidad de unidades que tiene tu producto o servicio con este campo.
• Concepto: Del mismo modo que el campo anterior, el concepto solo estará disponible en caso de que se marque la opción "Sí" en el Control de Stock. Se puede introducir el texto que quieras y es simplemente informativo para luego identificarlo correctamente en el listado de movimientos de stock.
• Etiquetas: Del mismo modo que en los documentos, puedes incluir todas las etiquetas que desees a tus productos y servicios. De esta forma podrás catalogarlos o agruparlos como consideres oportuno.

¿Existe alguna opción para hacer una carga masiva vía fichero?

Por supuesto que existe una opción para hacer la carga de tus productos y servicios de una forma masiva. Los pasos a seguir los puedes encontrar en la opción de menú "Mostrar Más > Importar". En esa opción tienes disponible una plantilla Excel que debes rellenar y enviar a nuestra dirección soporte@facturascloud.com. En menos de 24 horas tendrás todos tus productos y servicios disponibles en el sistema.

Una vez dados de alta, ¿Cómo incluyo los productos o servicios en los documentos?

Una vez que tienes dados de alta tus productos o servicios, verás que en todos los formularios de alta y edición de tus documentos (facturas, presupuestos, facturas proforma, albaranes, recibos y gastos) aparece un nuevo desplegable con todos ellos. En ese desplegable puedes buscar el que necesites, seleccionarlo e incluirlo a las líneas de detalle.

Es importante destacar que si utilizas una plantilla con impuestos incluidos, tendrás la opción de indicar si los precios de las líneas de detalle tienen incluidos los impuestos o no. Según sea un caso u otro, en el desplegable se mostrarán los precios brutos (sin impuestos incluidos) o neto (con impuestos incluidos).

Si en el momento del alta del documento no tienes dado de alta el producto o servicio en el sistema, puedes incluirlo utilizando el botón "Nuevo Producto o Servicio". Al pulsarlo se habilitará una ventana emergente solicitando la misma información que te indicábamos anteriormente.

¿Cómo puedo realizar el control del stock de mis productos y servicios?

Para poder realizar el control de stock de tus productos y servicios, lo primero que tienes que hacer es activar el "Módulo de Control de Stock". Para ello, debes acceder a la opción de menú "Configuración > Empresas" y pinchar sobre el nombre de tu empresa. De esta forma accederás a un formulario de edición en el que, desde la pestaña "Módulos", puedes activarlo. Recuerda que este módulo solo estará disponible si previamente has activado el módulo de Productos y Servicios.

Una vez activado el módulo de control de stock, lo siguiente que tienes que hacer es definir sobre qué productos quieres realizar este control. Cabe la posibilidad de que solo necesites realizar este control en un subconjunto de los que tienes dados de alta en el sistema. Para ello, debes acceder al formulario de alta o edición del producto o servicio y seleccionar la opción "Sí" del campo "Control de Stock", tal y como te comentábamos en el apartado ¿Cómo puedo dar de alta los productos y servicios?.

Inclusión de productos o servicios con control de stock en facturas

Una vez que tengas activado el módulo de control de stock y seleccionado aquellos sobre los que quieres realizarlo, podrás saber cuántas unidades hay disponible de cada uno de ellos en el proceso de alta o modificación de tus documentos de venta. Cuando accedas al formulario de uno de estos documentos (facturas, presupuestos, albaranes, facturas proforma o recibos), verás en el desplegable de productos y servicios la cantidad de unidades disponibles de cada uno de ellos.

A medida que vayas seleccionando los productos e incluyéndolos en las líneas de detalle de tus facturas, el sistema irá decrementando automáticamente la cantidad de unidades disponibles. Este decremento solo lo realizará cuando incluyas tus productos y servicios en facturas. No se decrementarán las unidades en el resto de los documentos de venta (presupuestos, albaranes, facturas proforma o recibos).

Inclusión de productos o servicios con control de stock en gastos

Del mismo modo que se comentaba en el punto anterior con los documentos de venta, en el formulario de alta o modificación de gastos podrás conocer la cantidad de unidades disponibles de aquellos productos y servicios de tipo "Compra" o "Compra y Venta".

En este caso, cada vez que incluyas uno de estos productos o servicios en uno de tus gastos, la cantidad de unidades disponibles se incrementará automáticamente.

Listado de movimientos de stock

Al acceder a la opción de menú "Ventas > Productos y Servicios", puedes ver en el listado la información referente al control de stock de cada uno de ellos, así como el número de unidades disponibles.

Si quieres ver la lista de movimientos del stock, puedes acceder a ellos de dos formas diferentes: bien pulsando sobre el número de unidades del propio listado o bien marcando la casilla del producto o servicio deseado y pulsando el botón "Stock" de la parte inferior. De esta forma, accederás a un listado detallado con todos los movimientos que se han realizado sobre ese producto o servicio y que afectan al stock: Anotación Manual, inclusión en factura, inclusión en gasto, etc.

A través del botón "Añadir unidades" podrás incluir nuevas unidades y que quedará anotado como un movimiento de "Anotación Manual".

¿Puedo personalizar el precio de los productos por cliente?

En muchas ocasiones tenemos clientes a los que hay que aplicarles un precio diferente para un determinado producto, bien porque tenga un descuento especial, bien porque haya que aplicarles otro impuesto o por cualquier otra circunstancia. Por ese motivo tenemos disponible en el servicio un módulo de "Precios Personalizados" que te va a permitir hacer esta gestión.

Para poder personalizar los precios de tus productos/servicios a cada cliente, lo primero que tienes que hacer es activar el "Módulo de Precios Personalizados". Para ello, debes acceder a la opción de menú "Configuración > Empresas" y seleccionar la empresa en la que quieres activarlo. En el formulario de edición debes dirigirte a la pestaña "Módulos", marcar la opción "Sí" de dicho módulo y guardar el formulario.

En el momento en que hayas activado el módulo de precios personalizados, verás que aparece una nueva opción de menú "Ventas > Precios Personalizados" desde la que vas a poder hacer toda la configuración que necesites.

En el formulario de alta/edición de estos precios personalizados podrás establecer:

• Producto o Servicio
• Cliente
• Precio bruto de venta
• Impuesto
• Precio neto de venta

Una vez hayas establecido los precios personalizados, se aplicarán automáticamente al crear cualquiera de tus documentos (facturas, facturas proforma, presupuestos, albaranes o recibos). Cuando estés en el formulario de alta/edición de cualquiera de ellos, verás que al seleccionar un cliente determinado, el sistema actualiza automáticamente el desplegable de productos y servicios con los nuevos precios para que puedan ser incluidos en las líneas de detalle.